PJMとして学びたい、MTGの事前情報
この記事はHSP傾向があり、プロジェクトマネージャーを任された方向けの記事です。
今日はプロジェクトにおけるMTGの事前準備について説明します。
「今更MTGの事前準備を知る必要があるの？」
と思われるかもしれません。
しかし、プロジェクトマネージャーの仕事は、90％がコミュニケーションと呼ばれています。コミュニケーションの質がプロジェクト結果に大きく影響します。
MTGの種類と特性を理解しよう
MTGには目的に応じた種類があり、用途が異なります。
そしてMTGを開く際には、どの目的で行われているかを参加者に理解してもら必要があります。
参加者に共通の認識がないと、例えばBrainStormingのつもりで開いたMTGで、Aさんは「決定された」と勘違い、勝手に仕事を進めているだけならば未だ良いですが、Aさんから部署の上長へ報告されてしまうと、部署レベルで認識の違いが広がってしまいます。
そこでオススメは、プロジェクトのキックオフMTGでコミュニケーションフローを明確にする事です。
事前にプロジェクトメンバーおよびステークホルダーと、
「どんなコミュニケーションが行われるのか？」
「どのようなプロセスをもって決定されるのか？」
を共通認識として持つことが出来れば、
”気が付けば勝手に進んでいた”といった問題を防ぐことが出来ます。
ちなみにこれは自論ですが、コミュニケーションフローはソフトウェア開発のプロジェクトほど明確にするべきと考えています。
ソフトウェア開発はハードウェアの開発と比較して、実行修正が比較的容易です。
例えば、新しい車を製造するプロジェクトの場合、「間違って未だ決裁下りていないのに部品を購入してしまった」等のミスが大きなコスト損失になりますから、恐らくしっかりとコミュニケーションフローを決めて決裁手順を定めているでしょう。
対してソフトウエア開発は、「間違って一部のプログラムを書き始めてしまった」等が起きても、もちろん工数は勿体無いですが、書き直せば良いのですからイコールすぐに大きな問題になりません。
だからこそ、ソフトウェア開発はコミュニケーションフローが明確に定められず、結果としてコミュニケーションにコストがかかっていると感じます。
プロジェクトの計画段階でコミュニケーションマネジメントを具体的に決めましょう。
プロジェクトは段取り8割と言われます。
段取りをしっかりする為には、プロジェクトマネージャーは他メンバーを気にかける精神的,時間的な余裕が必要です。
その為にも、プロジェクトマネージャー自身が資料作成やデータ分析などの個人作業を受けないようにしましょう。
もし自分の業務の90％がコミュニケーションではない時、見直しをするべき時かもしれません。
本日は以上です。
読んで下さり有難うございました。
