プロジェクトマネージーが意識したい４つのフェーズ

この記事はプロジェクトマネージャーを任された方向けの記事です。

今日はステークホルダーについて説明します。

 

プロジェクトは4つのフェーズに分けられる

プロジェクト実行までに最低限作るべきドキュメント

プロジェクトは4つのフェーズに分けられる

プロジェクトのフェーズは以下にまとめられます。

「立ち上げ」

「計画」

「実行（とコントロール）」

「終結」

これらのフェーズはどの業種業態でも変わらない共通のフェーズです。よって、プロジェクトマネージャーは知識,スキル,人間性を活かして、一つ一つのフェーズをこなしていく必要があります。

その上で最も重要な考え方は「各フェーズの境界線はあいまいにしてはいけない」という事です。

各フェーズ間ではフェーズ・ゲートと呼ばれる、「ステークホルダー内での承認」作業があります。承認作業は、一人の決裁者が承認するか,複数者が承認するか、多数決か,全会一致か、過半数か独断かなどいくつかの方法がありますが、このフェーズ・ゲートを明確に設ける事で、プロジェクトが今どの状態にいるのか、ステークホルダー内で共通認識をもつ事ができるようになります。

 

プロジェクトを実行するまでに最低限作るべきドキュメント

プロジェクトを実行するまでに最低限作るべきドキュメントは以下になります

・ビジネスケース

・プロジェクト作成範囲記述書(SOW)

・ステークホルダー登録簿

・プロジェクト憲章(Project Charter)

・プロジェクトマネジメント計画書

 

・ビジネスケースは、企業や組織が投資する際の合理性と適正性を示します。これはPJMではなく依頼者となるプロジェクトスポンサーや営業,企画が作るケースが多いです。同時にPJMも理解が必要です。ビジネスケースを正しく理解する事で、プロジェクトが進む間にユーザニーズやビジネスインパクトと異なる方向へ行ってしまう事を防ぎます。

・プロジェクト作成範囲記述書(SOW)は、目的,目標,作業範囲,成果物,メンバーの役割と権限を示します。これを元にしたプロジェクト憲章が作成されます。

 

・ステークホルダー登録簿は、各ステークホルダーのプロジェクトに対する権限,影響度,関心の一覧になります。ステークホルダー登録簿を元にステークホルダーとのコミュニケーション方法を定めます。（権限の大きいステークホルダー:こまめに連絡し、要求に沿ったPJT要件を
作成。権限の小さなステークホルダー:定期的に連絡して情報共有する 等）

 

・プロジェクト憲章(Project Charter)は重要で根本的な方針や施策などをを示します。これはプロジェクトスポンサーとPJMが認識を合わせながら作成するケースが多くなります。

 

上記のドキュメントをプロジェクトスポンサーとPJMが読み合せて合意する事で、立ち上げフェーズが終わります。特にプロジェクト憲章(Project Charter)は重要です。プロジェクト憲章をプロジェクトスポンサーと読み合せ、承認を得る事でプロジェクトが正式な活動として認可されます。

 

そしてその後は、PJTのスコープ,スケジュール,R&Rなどをプロジェクトマネジメント計画書で記述していくことになります。

 

プロジェクトは規模が大きくなる程にPJMの力がよって大きな違いが生まれます。上記のフェーズを意識し、一つ一つのドキュメントを丁寧に作るようにしましょう。